Paragraaf 5 Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering draait om het sturen en beheersen van de organisatie om de geplande resultaten zo effectief en efficiënt mogelijk te realiseren. Het gaat dus om antwoorden op hoe-vragen.

Dienstverleningsovereenkomst (DVO)
De bedrijfsvoering voor de gemeente Oudewater is ondergebracht bij de gezamenlijke ambtelijk organisatie die onder verantwoordelijkheid van de gemeente Woerden werkzaamheden op het terrein van onder andere de bedrijfsvoering voor Oudewater verricht. Deze dienstverlening is beschrevenen in een dienstverleningsovereenkomst (DVO). Deze DVO is op 16 juli 2020 door de gemeenteraden van zowel Oudewater als Woerden weer voor 5 jaar vastgesteld.

Uitvoeringsovereenkomst (UVO)
Jaarlijks wordt door de colleges van Oudewater en Woerden een UVO vastgesteld. Hierin worden nadere afspraken gemaakt over de wijze van uitvoering van de overeengekomen dienstverlening voor het komende begrotingsjaar. Basis voor deze UVO is de door de raad van Oudewater vastgestelde begroting voor het komende jaar. Daarbij wordt aandacht besteed aan eventueel meer- en minderwerk, wat de aandachtspunten zijn ten aanzien van uitvoering en welke afspraken gemaakt kunnen worden over de kwaliteit. In onderstaande tabel staan de bedragen die gemoeid zijn met de dienstverlening door Woerden.

Ontwikkelingen 2022 
Ook gedurende 2022 en verder vindt er verdere doorontwikkeling plaats binnen de gezamenlijke werkorganisatie voor Oudewater en Woerden. Er worden initiatieven  ontplooid ten behoeve van de gezamenlijke dienstverlening, met aandacht voor bestuurlijke verschillen tussen de twee gemeentes. 

Door corona moest de technische basis van de ICT versneld op orde gebracht worden. Teams en zaakgericht werken zijn niet meer weg te denken de nieuwe manier van werken. Ook zijn de vergaderruimten in het stadskantoor ingericht om effectief digitaal hybride te kunnen werken. 

Een ander neveneffect hebben we gemerkt in de samenleving. Criminaliteit is verplaatst van fysiek naar online. Daarom is proactief onderzocht welke aanvullende bescherming noodzakelijk is. In de toekomst zullen we continu kijken of op basis van het dreigingsbeeld aanvullende maatregelen gewenst/vereist zijn.

In 2020/2021 is het zaakgericht werken geïmplementeerd, een belangrijke bouwsteen om dienstverlening en bedrijfsvoering te verbeteren. We hebben gemerkt dat deze doelstelling, met name door de coronacrisis, niet gerealiseerd is. In 2021/2022 vinden activiteiten plaats om het zaaksysteem beter te laten aansluiten bij de processen.

De accountant voert elk jaar een interimcontrole uit bij de gezamenlijke ambtelijke organisatie. Op basis daarvan geeft de accountant adviezen om interne procedures te verbeteren. De uitkomst van deze interimcontrole zal door het college van Oudewater met het college van Woerden worden besproken. Eens in de vier maanden zal de voortgang ten aanzien van de aanbevelingen die voortkomen uit de interimcontrole van de accountant door de twee verantwoordelijke portefeuillehouders van Woerden en Oudewater gezamenlijk worden besproken. Tijdens deze periodieke bijeenkomsten wordt ook stilgestaan bij de follow-up van de aanbevelingen die de accountant heeft gedaan ten aanzien van de controle op de jaarrekening.

Verspreid over de begroting zijn enkele stelposten opgenomen. In een overzicht samengebracht zijn dit de volgende (voor zover > € 10.000):