Paragraaf 5 Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering draait om het sturen en beheersen van de organisatie om de geplande resultaten zo effectief en efficiënt mogelijk te realiseren. Het gaat dus om antwoorden op hoe-vragen.

Dienstverleningsovereenkomst (DVO)
De bedrijfsvoering voor de gemeente Oudewater is ondergebracht bij de gezamenlijke ambtelijke organisatie onder verantwoordelijkheid en aansturing van de gemeente Woerden. Deze dienstverlening is beschreven in een dienstverleningsovereenkomst (DVO). Deze DVO is op 16 juli 2020 door de gemeenteraden van zowel Oudewater als Woerden weer voor 5 jaar vastgesteld.

Uitvoeringsovereenkomst (UVO)
Jaarlijks wordt door de colleges van Oudewater en Woerden een Uitvoeringsovereenkomst vastgesteld. Hierin worden nadere afspraken gemaakt over de wijze van uitvoering van de overeengekomen dienstverlening voor het komende begrotingsjaar. Basis voor de UVO is de door de raad van Oudewater vastgestelde begroting voor het komende jaar. In de UVO wordt aandacht besteed aan eventueel meer- en minderwerk, wat de aandachtspunten zijn ten aanzien van uitvoering en welke afspraken gemaakt kunnen worden over de kwaliteit. In onderstaande tabel staan de bedragen die gemoeid zijn met de dienstverlening door Woerden.

Ontwikkelingen 2023 
Ook gedurende 2023 en verder vindt er verdere doorontwikkeling plaats binnen de gezamenlijke werkorganisatie voor Oudewater en Woerden. Er worden initiatieven  ontplooid ten behoeve van de gezamenlijke dienstverlening, met aandacht voor bestuurlijke verschillen tussen de twee gemeentes. 

Het informatiebeleid geeft kaders voor hoe de informatie waar wij verantwoordelijk voor zijn beschikbaar en toegankelijk is. Waar nodig wordt de integriteit en vertrouwelijkheid gewaarborgd.
De uitvoering en de totstandkoming van het informatiebeleid is grotendeels opgenomen in de samenwerking met gemeente Woerden. Via de pijlers Informatiebeveiliging, Digitaal werken, Digitaal werkplekconcept en Huis op orde wordt uitvoering gegeven aan de informatievoorziening. In de uitvoeringsovereenkomst met gemeente Woerden worden jaarlijks nadere afspraken gemaakt over de wijze van uitvoering van de overeengekomen dienstverlening.

In 2023 worden het informatiebeveiligingsbeleid en privacybeleid aangepast aan de huidige situatie.

Voor 2023 en verder zien we de volgende landelijke ontwikkelingen:
•    In 2022 is de Wet openbaarheid van bestuur vervangen door de Wet open overheid (Woo). De Woo legt ons de volgende verplichtingen op:

- informatiehuishouding op orde brengen en houden;
- overheidsinformatie duurzaam toegankelijk houden;
- overheidsinformatie actief openbaar maken.

•    Begin 2023 zal de Omgevingswet in werking treden. De transitie in het kader van de Omgevingswet vraagt om verbeteringen op het gebied van digitale dienstverlening voor initiatiefnemers van projecten. Het vraagt ook om nieuwe en betere werkprocessen bij ons als gemeente en in de samenwerking met onze ketenpartners. We sluiten hierbij aan op het Digitaal Stelsel Omgevingswet (DSO) en richten voor onze werkprocessen nieuwe digitale systemen in. De concrete uitvoering ligt bij gemeente Woerden en zal ook in 2023 nog aanpassingen op ICT-gebied behoeven. 

•    Inwoners en bedrijven gebruiken steeds vaker digitale kanalen voor contact met onze gemeente. Voor eenvoudige producten en diensten beschouwen we deze als voorkeurskanalen. Een goede inrichting en werking van onze webtoepassingen is daarvoor noodzakelijk. We zorgen dat deze voldoen aan de eisen voor kwaliteit, toegankelijkheid, veiligheid en beschikbaarheid.

Het college draagt zorg voor de rechtmatigheid van de beheershandelingen. Het gaat hierbij om de rechtmatigheid van verschillende processen. Hiertoe is een plan van aanpak voor de verbijzonderde interne controle (VIC) opgesteld. Daarnaast geven de auditors (die de VIC uitvoeren) vergaande ondersteuning bij de uitvoering van de interne controle (IC). Hiermee worden stappen gezet richting de rechtmatigheidsverantwoording 2023. Door een wetswijziging wordt het college van Burgemeester en Wethouders vanaf boekjaar 2023 zelf verantwoordelijk voor het afgeven van de rechtmatigheidsverantwoording. Momenteel is het nog de accountant die hierover verslag uitbrengt en het gesprek voert met de gemeenteraad. In de toekomst moet het college van B&W zelf een verantwoording opstellen, die opgenomen wordt in de jaarrekening. De accountant betrekt de rechtmatigheidsverantwoording nog wel bij het oordeel in hun verklaring. De accountantscontrole is en blijft opgedeeld in een interimcontrole (einde kalenderjaar) en een jaarrekeningcontrole. Tijdens de interimcontrole vormt de accountant zich een beeld van de administratieve organisatie en de kwaliteit van de interne beheersingssystemen. De belangrijkste aanbevelingen en aandachtspunten worden opgenomen in zijn managementletter. De opvolging van de aanbevelingen worden periodiek gemonitord. Het accountantsverslag over het afgelopen boekjaar bevat aanbevelingen, adviezen en/of opmerkingen. Deze worden besproken met de verantwoordelijken en de opvolging wordt periodiek gemonitord. De managementletter en het accountantsverslag worden voorzien van een bestuurlijke reactie die wordt besproken in de Auditcommissie.

Verspreid over de begroting zijn enkele stelposten opgenomen. In een overzicht samengebracht zijn dit de volgende (voor zover > € 10.000):