Paragraaf 5 Bedrijfsvoering

Bedrijfsvoering draait om de vraag: hoe sturen en beheersen we de organisatie om de geplande resultaten effectief en efficiënt te realiseren? Ook voor de ambities in deze begroting is een goeie bedrijfsvoering onontbeerlijk. Deze paragraaf geeft daarom inzicht in de belangrijkste ontwikkelingen, te behalen resultaten en activiteiten voor de gemeentelijke bedrijfsvoering. 

Hieronder volgt eerst een stuk over de DVO en UVO met de gemeente Woerden. Vervolgens komen de ontwikkelingen rondom informatiebeleid en rechtmatigheid aan bod. 

Dienstverleningsovereenkomst (DVO) / Samenwerkingsovereenkomst (SOK)
Op 1 januari 2026 zal de organisatie met de nieuwe samenwerkingsovereenkomst werken voor Woerden en Oudewater. Centraal daarin staat één gezamenlijke opdracht aan de organisatie, waarmee dubbele aansturing wordt voorkomen en de beschikbare ambtelijke capaciteit beter aansluit bij de bestuurlijke prioriteiten. Ook wordt de rolverdeling tussen eigenaar, opdrachtgever en opdrachtnemer helder vastgelegd, zodat sturing, uitvoering en verantwoording logisch en voorspelbaar verlopen. 

De samenwerking biedt ruimte voor zowel maatwerk als uniformiteit, met als uitgangspunt dat uitvoering altijd zo praktisch en eenvoudig mogelijk moet zijn. De borging vindt plaats via de ONS-desk (Onze Nieuwe Samenwerking-desk), die coördineert, faciliteert en de schakel vormt tussen bestuur en organisatie. . 

In onderstaande tabel staan de bedragen die gemoeid zijn met de dienstverlening door Woerden.

Communicatie door de gemeente moet helpen om maatschappelijke opgaven te realiseren. Wij brengen inwoners, ondernemers, organisaties en de gemeente met elkaar in verbinding. Zodat de Ouderwaternaren gehoord en gezien worden, weten wat er in de gemeente speelt en waar zij met hun vragen of ideeën terecht kunnen. De gemeentelijke communicatieadviseurs doet dit door inwoners via verschillende communicatiekanalen te informeren en contact te houden met de samenleving en actief te volgen wat er in de omgeving speelt. Maar ook door bij te dragen aan het versterken van het communicatief vermogen van de organisatie. Bij crises en ingrijpende gebeurtenissen in de samenleving, zorgt het team met de bestuurders voor gerichte betekenisvolle uitingen van steun of duiding.

Sinds 2025 werken we volgens de methodiek ‘Communiceren met focus’. Hierin staan de maatschappelijke opgave, de behoeften vanuit de samenleving en de impact die communicatie al dan niet kan maken centraal bij het bepalen van de communicatieve prioriteiten. Dit vraagt om een vernieuwde werkwijze. Zowel in team communicatie als in de organisatie. In 2026 zetten we deze ontwikkeling voort.

Daarnaast blijven we ons inzetten voor duidelijke communicatie. Dat doen we onder andere door veel verstuurde brieven te herschrijven en collega’s te helpen om zelf duidelijk te communiceren. We onderzoeken de mogelijkheden die kunstmatige intelligentie (AI) daarin kan spelen.  Met gerichte arbeidsmarktcommunicatie dragen we bij aan het aantrekken en behouden van nieuwe medewerkers. Tot slot leveren we met interne communicatie een bijdrage aan de organisatieontwikkeling.  

Informatiebeleid 2026

ICT is onmisbaar voor het functioneren van de gemeente. Onze bedrijfsprocessen zijn in toenemende mate afhankelijk van digitale middelen. Daarbij zoeken we voortdurend naar een balans tussen gebruiksvriendelijkheid en een hoge mate van informatiebeveiliging. Ook onze inwoners en ondernemers verwachten betrouwbare, toegankelijke en veilige digitale dienstverlening.

De ontwikkeling naar een informatiesamenleving biedt kansen én uitdagingen. Digitale technologie maakt het enerzijds mogelijk om onze bedrijfsvoering en dienstverlening te verbeteren. Tegelijkertijd vraagt dit om goede randvoorwaarden op het gebied van veiligheid, privacy en tegenwoordig in toenemende mate autonomie. In deze context is het zeer belangrijk dat de Rijksoverheid, provincies, gemeenten, waterschappen en publieke dienstverleners in 2025 met een gezamenlijk Nederlandse Digitalisering Strategie (NDS) zijn gekomen. Afgesproken in de NDS is dat we gezamenlijk gaan werken aan zes met elkaar samenhangende prioriteiten om daarop te versnellen.

Deze prioriteiten zijn (in willekeurige volgorde):
- Cloud: het verkennen van een gezamenlijke soevereine cloud;
- Datagedreven werken via een federatief stelsel met bindende afspraken en standaarden;
- Artificial intelligence inzetten om maatschappelijke problemen op te lossen, bedrijfsvoering en onze dienstverlening te verbeteren;
- De overheid stelt de burgers en ondernemers centraal in (digitale) dienstverlening;
-Versterking van onze digitale weerbaarheid en autonomie van de overheid;
-Digitaal vakmanschap en een moderne werkomgeving.

Deze prioriteiten sluiten perfect aan bij het transitieprogramma van de VNG, common ground, voor een gezamenlijke, moderne informatievoorziening. In 2026 is onze ambitie om bij dit programma actiever aan te sluiten. Zo profiteren we van de ervaring van de koplopergemeenten, terwijl we in ons eigen tempo kunnen aansluiten.

Ook kijken wij, na onze pilots met AI in 2025, met andere gemeenten hoe en op welke wijze we in 2026 onze dienstverlening en bedrijfsvoering met artificial intelligence duurzaam kunnen verbeteren.

Verder blijven wij inzetten op datagedreven werken. We zetten data in om maatschappelijke en ruimtelijke vraagstukken inzichtelijk te maken. Dit doen we via dashboards, rapportages en geografische kaarten. Voor het sociaal domein wordt dit al breed toegepast; steeds vaker gebruiken we deze inzichten ook voor bedrijfsvoering en organisatieontwikkeling.
 
Informatiebeveiliging en privacy 
De verwevenheid van ICT in al onze processen maakt informatiebeveiliging cruciaal. De Europese richtlijn NIS2, die in Nederland wordt omgezet in de cyberbeveiligingswet, is uitgesteld tot 2026. Deze wet zal aanzienlijke gevolgen hebben voor gemeenten. De richtlijn verplicht ons om hogere beveiligingsnormen na te leven, ook op terreinen die tot nu toe minder aandacht kregen, zoals technische automatisering (bijv. verkeersregelinstallaties en brugbediening). Daarnaast worden er strengere eisen gesteld aan de beveiliging van uitbestede taken en ketensamenwerkingen. Ook wordt de Baseline Informatiebeveiliging Overheid (BIO) wettelijk verplicht en zullen we moeten toewerken naar een hoger volwassenheidsniveau.
 
Ons Gemeentelijk Informatiebeveiligingsbeleid vormt hierbij het kader. De BIO en de tien bestuurlijke principes zijn leidend. Jaarlijks leggen we via ENSIA verantwoording af over de stand van de informatiebeveiliging. Hierbij wordt nadrukkelijk ingezet op security by design, zodat veiligheid al vanaf het ontwerp van processen en applicaties wordt meegenomen.
 
Naast beveiliging staat privacy onverminderd centraal. De Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) en de Wet politiegegevens (Wpg) vormen hiervoor het kader. We werken vanuit Privacy by Design, stellen strenge eisen aan leveranciers en sluiten verwerkersovereenkomsten. Bij processen met een hoog privacyrisico werken we intensief samen met de verantwoordelijke afdelingen om risico’s te beperken. Privacy is niet alleen een verantwoordelijkheid van de specialisten, maar van de hele organisatie. Daarom blijven we medewerkers bewustmaken via communicatieacties en campagnes. 
 

Het primaire doel van de verbijzonderde interne controle auditors (hierna VIC) is om inzicht te krijgen in de kwaliteit van de bedrijfsvoering binnen de ambtelijke organisatie. Dit vanuit een accountantsperspectief. Indien nodig geeft de VIC aanbevelingen om de kwaliteit van de processen te verhogen en de kans op fouten en fraude te mitigeren. 
 
De VIC voert ook de controles uit met betrekking tot de rechtmatigheidsverantwoording en rapporteert het oordeel middels de rechtmatigheidsverantwoording in de jaarrekening. De controlerend accountant geeft een oordeel over de getrouwheid van de rechtmatigheidsverantwoording. 

De VIC is een continu intern controleproces. Zowel qua inhoud als aanpak (jaarplanning) wordt afstemming gezocht met de controlewerkzaamheden van de controlerend accountant. Per verslagjaar worden afspraken gemaakt met de controlerend accountant (ETL) voor een zo constructief en efficiënt mogelijke samenwerking. De interne controles liggen in lijn met de materialiteit en rapporteringstoleranties welke de controlerend accountant hanteert. De VIC voert verbijzonderde interne controles uit op basis van een jaarlijks geactualiseerd VIC-plan. In samenspraak met de accountant is de scope van de financiële processen bepaald. Deze scope bestaat uit materiële en risicovolle processen. De VIC is onafhankelijk in staat om een oordeel te geven over de interne beheersing van de ambtelijke organisatie. De VIC is voornamelijk gericht op het controleren van de rechtmatigheid maar om aan te sluiten op de accountantscontrole worden getrouwheidsaspecten ook meegenomen in de interne controles. 

De bevindingen en aanbevelingen van de interne controles worden teruggekoppeld aan de ambtelijke organisatie.  De voortgang van de opvolging van de aanbevelingen van de VIC en van de accountant wordt meerdere keren per jaar gemonitord binnen de ambtelijke organisatie door middel van de auditmonitor. Elk half jaar rapporteert de VIC de bevindingen van de controles en de auditmonitor via de VIC-rapportage. Deze rapportages worden, om transparant te zijn, ook besproken met de Auditcommissie.